Für Veranstalter: Schritt für Schritt eine Veranstaltung durchführen mit Zeknu

Hier erzählen wir Ihnen, wie eine Veranstaltung mit Zeknu ablaufen kann. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, für Ihre Veranstaltung vorab einen vollständigen Testlauf von Benutzerregistrierumg bis zur Abrechnung zu machen - dazu legen wir Ihnen gerne einen Testmarkt an. Im Bereich für angemeldete Benutzer finden Sie eine Funktion dafür.

Registrieren bei Zeknu

Damit Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie sich hier einen Benutzer anlegen. Dieser Benutzer wird der Eigentümer der Veranstaltung. Keine Sorge, das bedeutet nicht, dass Sie die Veranstaltung alleine managen müssen. Sie können weitere Benutzer ins Team holen.

Anlegen der Veranstaltung

Wahrscheinlich ist es so, dass Ihr Kinderkleider- oder Spielzeugmarkt regelmäßig stattfindet. Hier ist es so, wir jedes einzelne Stattfinden Ihrer Marktes als eigene Veranstaltung ansehen, d.h. jedesmal wenn Ihr Markt neu ausgerichtet wird, müssen Sie eine neue Veranstaltung anlegen.

Sie können gleich mit der Anlage Ihrer ersten Veranstaltung beginnen. Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie unter "Als Veranstalter". Sie können die Informationen zu Ihrem Markt nach und nach ergänzen. Er ist zunächst im Entwurfsstadium und wird erst dann öffentlich sichtbar, wenn Sie es wollen.
Sie können festlegen, ob Sie einen festen Betrag oder eine prozentuale Provision von den Verkäufen einbehalten - oder beides. Außerdem können Sie festlegen, dass nur eine bestimmte Anzahl von Artikeln pro Verkäufer verkauft werden können. Es gibt fünf Preiskategorien, in denen Sie jede dieser Festlegungen treffen können, "Teammitglied", "Helfer", "Standardverkäufer", "Verkäufer 2", "Verkäufer 3". Die ersten drei Kategorien werden automatisch zugewiesen, wenn Sie keine manuelle Einstellung vornehmen.
Wenn eine maximale Anzahl von Artikeln festgelegt wurde, müssen die Verkäufer außerdem jeden Artikel für die Veranstaltung anmelden.

Vor der Veröffentlichung der Veranstaltung müssen Sie sich entscheiden, welche unserer Funktionen Sie für Ihre Veranstaltung nutzen wollen:

Buchungen entgegennehmen
Sie geben bekannt, wie viele Plätze für Verkäufer Sie haben und ab wann eine Buchung möglich ist. Ab diesem Zeitpunkt nehmen wir für Sie Buchungen entgegen, bis die Veranstaltung ausgebucht ist. Sie können natürlich auch Verkäufer von Hand auf die Veranstaltung buchen.
Jeder Verkäufer hat eine Zeknu Benutzerkennung, die eindeutig für den Benutzer ist, sowohl bei Ihrer Veranstaltung als auch weltweit.
Kasse und Abrechnung
An der Kasse buchen Sie die Verkäufe, wir rechnen die Beträge zusammen und erstellen für jeden Verkäufer eine Abrechnung.
Wenn Sie einen Handscanner haben, können Sie die Artikel an der Kasse direkt einscannen - denn Ihre Verkäufer können sich Strichcodeetiketten erstellen lassen.

Sobald Ihre Veranstaltung öffentlich ist, kann sie in unserem Verzeichnis gefunden werden. Ab Buchungsstart ist dann auch eine Buchung über uns möglich.

Zusammenstellen des Veranstaltungsteams

Wahrscheinlich haben Sie ein ganzes Team, das die Veranstaltung ausrichtet. Sagen Sie allen Ihren Mitstreitern Bescheid, dass sie sich ebenfalls bei Zeknu anmelden sollen.

In der Teamverwaltung Ihrer Veranstaltung finden Sie einen Link. Schicken Sie diesen Ihren Teammitgliedern. Jeder, der auf den Link klickt, ist dann automatisch im Team. Sie müssen dann nur noch die Rollen zuweisen.

Folgende Rollen können Ihre Teammitglieder haben:

Veranstaltungsmanager: Veranstaltunsmanager können die Grunddaten Ihrer Veranstaltung bearbeiten, etwa die Beschreibung und das Veranstaltungsdatum.
Teammanager: Teammanager können das Verkaufsteam bearbeiten und den Mitgliedern Rollen zuweisen.
Verkäufermanager: Verkäufermanager können Verkäufer hinzufügen und entfernen, sowie die Verkäuferkategorie zuweisen, aus der sich Provisionm Festpreis und Anzahl der verkaufbaren Artikel ableiten. Sie können auch Verkäufer bei der Abgabe der Artikel "einchecken" und Verkäufernachrichten verschicken.
Kassierer: Kassierer können den Verkauf von Artikeln buchen.
Abrechner: Abrechner können Abrechnungen erstellen und Zahlungen an Verkäufer buchen.
Helfermanager: Helfermanager verwalten die Helfer, die das Veranstaltungsteam bei der Ausrichtung des Basars unterstützen. Helfermanagaer richten die Helferschichten ein und teilen die Personen, die sich als Helfer beworben haben, auf die Schichten ein.

Teammitglieder können mehrere Rollen haben.

Helfer organisieren

Zeknu unterstützt Sie dabei, Helfer zu rekrutieren.

Sie können Helferschichten erfassen, auf die sich Helfer bewerben können. Hinterlassen Sie auf den Plaketen für Ihre Veranstaltung einen entsprechenden Hinweis, gerne auch mit einem QR Code, den Sie unter "Veranstaltung bearbeiten" leicht abrufen können, und Benutzer können sich direkt für bestimmte Schichten bewerben.
Sie können dann in einer entsprechenden Planungsansicht auf der Zeknu Website die Bewerbungen sichten, bestätigen oder auch zurückweisen. So weiss jede/r Helfer/in, woran er oder sie ist. Sobald ein Helfer bestätigt wurde, der auch Verkäufer ist, fällt er automatisch in die entsprechende Verkäuferkategorie und kann damit von den durch Sie hinterlegten Sonderkonditionen profitieren.

Verkäufer buchen - "Nummernvergabe"

Wenn Sie möchten übernehmen wir das für Sie. Sie sagen uns, ab wann Sie Anmeldungen engegennehmen möchten, und die Verkäufer buchen sich selbst auf Ihre Veranstaltung - bis alle Plätze belegt sind. Sie brauchen keine Buchungen telefonisch entgegennehmen - können das aber.

In der Ankündigung Ihrer Veranstaltung auf Flyern oder in der Presse geben Sie die Veranstaltungsnummer, einen QR Code oder einen Link an, unter der Verkäufer die Beschreibung lesen und sich auf Ihre Veranstaltung buchen können.

Sie sichten die gebuchten Verkäufer und können Verkäufer zubuchen oder entfernen. Und Sie können für jeden Verkäufer angeben, ob er vom ermäßigten Preis profitieren kann - das wird dann automatisch bei der Abrechnung berücksichtigt.

Veranstaltungsvertrag

Wenn Sie mit Ihren Verkäufern gerne vor Veranstaltungsbeginn eine schriftliche Vereinbarung über die Teilnahme schließen möchten, unterstützten wir dies ebenfalls.

Sie können bei der Anlage der Veranstaltung einen Vertragstext hinterlegen. Der Verkäufer wird dann bei der Buchung der Veranstaltung direkt darauf aufmerksam gemacht. Er kann den Vertrag auf Klick direkt anzeigen lassen und ausdrucken. Für einen bequemen Check-In trägt der Vertrag auch einen Strichcode mit seiner Zeknu-Kennung.

Anlieferung der Ware durch die Verkäufer

Üblicherweise nehmen Sie die Ware am Tag vor der Veranstaltung oder auch am selben Tag entgegen. Beim "Check-In" scannen Sie von jedem Verkäufer ein Etikett, um zu prüfen. ob er tatsächlich für Ihre Veranstaltung gebucht ist.

Die Artikel der Verkäufer tragen Etiketten, aus denen folgendes hervorgeht:

Die Nummer des Verkäufers und der Preis des Artikels.
Nummer, Preis, Beschreibung und Größe des Artikels.

Welche Art von Etikett er nutzt, wählt der Verkäufer beim Ausdrucken der Etiketten. Wenn Sie auf Artikeletiketten bestehen, teilen Sie ihm dies in den Veranstaltungsbedingungen mit, zum Beispiel an der Stelle, wo Sie auch die Richtlinien für das Anbringen von Etiketten an der Ware beschreiben.

Der Tag der Veranstaltung - Verkauf

Die Kunden bringen die Artikel von verschiedenen Verkäufern an Ihre Kasse. Dort scannen Sie die Artikel ein - Sie können sie auch händisch erfassen - und wir sammeln für alle Verkäufer die Umsätze. Für den Kunden rechnen wir Ihnen den Endbetrag zusammen. Sie brauchen die Etiketten nicht in Umschlägen oder Papiertüten sammeln.

Abrechnung

Zeknu erstellt Abrechnungen für alle Verkäufer - je nach Wunsch einzeln, zum Beispiel direkt bei der Abholung der unverkauften Ware, oder alle im Rutsch, wenn Sie die Abrechnungen im Vorfeld benötigen, um den auszuzahlenden Betrag vorzubereiten. Die Abrechnung berücksichtigt Fest- und variable Preise der für den Verkäufer gültigen Preiskategorie. Sollte der Betrag aus irgendwelchen Gründen anzupassen sein, besteht die Möglichkeit, einen Korrekturbetrag zu berücksichtigen, der händisch zu erfassen ist.

Sie müssen die Abrechnung nicht ausdrucken, denn der Verkäufer muss keine Belege mitnehmen. Direkt nach der Erstellung der Abrechnung kann der Verkäufer sie bei Zeknu einsehen und nach Wunsch auch ausdrucken.

Für die Veranstaltung können Sie einen Bericht erstellen lassen, der Verkäufer und Umsätze ausweist.